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Comunicare le scadenze per anticipare i tempi

Comunicare le scadenze per anticipare i tempi

Consegna dei documenti in ritardo

In molti post precedenti abbiamo parlato di come rendere efficacie il lavoro quotidiano dello Studio Professionale soprattutto nelle attività di pura elaborazione dati definite attività a “basso valore aggiunto”.

Abbiamo analizzato diversi aspetti e metodi per rendere più efficiente l’attività degli operatori. Oggi ci vogliamo occupare della prima fase del lavoro cioè quella della comunicazione con il cliente per ricordare a tutte le aziende le scadenze e la consegna dei documenti per elaborare i dati per il calcolo delle imposte.

Come accade troppo frequentemente con alcuni clienti è necessario chiamare loro per ricordare la consegna dei documenti che nonostante ciò vengono consegnati in ritardo o “ sul filo di lana”, mettendo in difficoltà gli operatori  dello studio che spesso si ritrovano a lavorare in emergenza, con troppa fretta e quindi andando incontro a possibili errori di imputazione.

Lo studio ovviamente non ha possibilità di richiamare tutti i clienti per tutte le scadenze che si susseguono quasi settimanalmente.

Conseguenze.

Questa situazione genera gravi conseguenze nell’organizzazione dello studio professionale che non riesce a gestire il lavoro quotidiano con fluidità, metodo e organizzazione. In termini finanziari tutto questo genera costi di inefficienza. Quindi se da un lato lo studio ha un incremento dei costi di produzione dovuti a inefficienze interne, dall’altro continua a dover ridurre gli importi delle proprie prestazioni spinti dalla maggiore concorrenza.

Per evitare questa “stretta mortale” che rischia di schiacciare soprattutto le strutture medie, lo Studio deve iniziare a rendere più efficiente possibile la propria attività lavorativa.

Una soluzione per anticipare i tempi di consegna dei documenti.

Una soluzione alla continua consegna in ritardo dei documenti può essere uno strumento che aiuti a comunicare con i clienti in modo semplice e poco dispendioso sia in termini di tempo che di denaro.

Uno strumento molto utile è l’invio di SMS a tutti i clienti per ricordare loro le prossime scadenze del mese appena iniziato, la consegna dei documenti e il pagamento delle imposte.

Un software gestionale per consulenti che in unico pannello gestisca oltre alle procedure anche le ricariche delle schede telefoniche per poter inviare SMS con pochi “click” a tutti i numeri di telefono memorizzati nelle anagrafiche dei clienti, potrebbe essere utile a sensibilizzare i clienti al rispetto delle scadenze?

L’utilizzo di strumenti automatizzati rende il lavoro più efficiente e consente allo studio di essere più competitivo.

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