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Archiviazione digitale dei documenti porta ad un risparmio certo

Archiviazione digitale dei documenti porta ad un risparmio certo

Ogni giorno in tutti gli Studi Professionali arrivano molti documenti consegnati da parte dei clienti che si vanno ad aggiungere ai documenti prodotti dall’attività quotidiana. Ciascun Consulente è chiamato quindi ad organizzare ed archiviare tutto il flusso di documenti in entrata ed in uscita dal proprio Studio.

Inoltre ci sono anche i documenti che richiedono una archiviazione legale e con data certa da presentare ad eventuali richieste da parte dell’Amministrazione Finanziaria.

Archiviazione “fisica” dei documenti

Per gestire tutto questo flusso di documenti ogni Consulente cerca di mettere in campo le proprie idee che spesso si concretizzano in soluzioni molto “manuali” che hanno come unica conseguenza quella di innalzare i costi materiali, quali toner, carta e occupazione di spazio fisico molto costoso che potrebbe essere dedicato ad altro. Questo tipo di approccio porta anche ad un dispendio di risorse di tempo nella fase di ricerca dei documenti che è sicuramente il costo maggiore che lo Studio Professionale si accolla.

Archiviazione digitale dei documenti

Trovare una soluzione a questa esigenza, anzi necessità, significa quindi ottenere risultati tangibili fin da subito in termini di risparmio, efficacia, produttività e sicurezza.

Infatti, superando l’archiviazione fisica dei documenti ed attuando l’archiviazione digitale si ottengono risultati certi.

Vantaggi archiviazione digitale

In primo luogo un risparmio certo di toner, carta necessari alla stampa della grande quantità di documenti.

Il secondo vantaggio è quello dell’aumento dell’efficacia perché l’archiviazione digitale porta ad una riduzione dei tempi del flusso documentale sia per l’archiviazione che per la ricerca dei documenti.

In terzo luogo si ha una maggiore produttività da parte degli operatori che possono impegnare il tempo risparmiato ad archiviare e ricercare i documenti per altre attività più redditizie.

Infine si ottiene una maggiore sicurezza relativamente alla conservazione di tutti i documenti perché gli archivi digitali sono più facili da proteggere rispetto agli archivi fisici.

Quindi una valutazione dell’archiviazione dei documenti in forma digitale si rende necessaria a tutti i Consulenti che vogliono mantenersi competitivi in un mercato sempre più selettivo.

Una soluzione efficace e altamente produttiva per gestire l’archiviazione digitale legale sostitutiva ti consigliamo il nostro prodotto GIS FILE, sempre aggiornato e integrato con tutte le procedure.

 

L'archiviazione documentale sostitutiva dei documenti

L’archiviazione documentale sostitutiva dei documenti

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