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Prima nota: come inserire i dati in modo efficace

Prima nota: come inserire i dati in modo efficace

In un mercato sempre più competitivo anche gli Studi Professionali sono alla ricerca della efficienza nello svolgimento della propria attività quotidiana.

Prima nota: area di attenzione

Le aree su  cui il Consulente può focalizzare l’attenzione sono molteplici: in questo momento analizziamo ed approfondiamo l’aspetto dell’inserimento dei dati nella prima nota nel programma di contabilità.

Questa attività ricopre un ruolo importantissimo perché costituisce il lavoro preponderante che impegna più tempo all’interno di un Studio Professionale e riguarda quasi tutti i componenti della struttura. Rendere efficace questa attività significa per lo Studio ridurre il tempo dedicato ad una tipologia di lavoro che è di gran lunga la meno remunerativa.

Prima nota: cause di inefficienza

Se analizziamo insieme le fasi di questa attività ci accorgeremmo che la prima causa di inefficienza è il ritardo con cui molti clienti consegnano i documenti da registrare in prima nota nel programma di contabilità. Spesso il personale dello Studio Professionale è costretto a chiamare e sollecitare più volte il cliente per la consegna dei documenti.

La consegna in ritardo dei documenti comporta sempre l’impossibilità per gli operatori dello Studio Professionale di:

  • Programmare la propria attività a ridosso della scadenza;
  • Avere una programmazione ben schedulata e organizzata tale da non avere tempi di attesa non remunerati;
  • Avere una attività fluida che aumenti la concentrazione sulle operazioni che sta svolgendo;
  • Lavorare con più calma che ridurrebbe il numero di errori in fase di registrazione della prima nota.

Se pensiamo, inoltre, alle conseguenze dell’errore in fase di registrazione, che comporta sempre una ripercussione nel calcolo delle imposte e nella gestione degli adempimenti fiscali di fine anno, il danno è doppio.

Prima nota: conseguenze della inefficienza

Lo Studio quindi si ritrova da un lato ad avere maggiori costi di produzione causati dal cliente, che non solo non riesce a recuperare con un incremento di fatturato, ma addirittura è costretto a diminuire le tariffe a causa di un mercato sempre più competitivo.

Prima nota: acquisizione automatica delle fatture

In passato abbiamo parlato e sottolineato come ci siano diversi modi per intervenire sulla riduzione dei tempi di inserimento dati come ad esempio quello di scegliere un programma di contabilità intuitivo ed automatizzato.

In questo blog post invece vorremmo parlare di come il programma di contabilità possa aiutare a dotare l’azienda cliente di strumenti che lo aiutino ad essere più preciso nella consegna dei documenti. Ad esempio, se il cliente potesse con una comoda APP scansionare, catalogare i documenti in ordine cronologico, ed inviarli in tempo reale allo Studio che a sua volta riceve i documenti direttamente all’interno del programma di contabilità pronti per essere registrati in prima nota, quanto tempo risparmierebbe lo Studio ed il Cliente?

Con un sistema di questo tipo quanti punti di inefficienza elencati poc’anzi potremmo ridurre?

Gli operatori dello Studio sarebbero più concentrati nell’attività quotidiana?

Potremmo ridurre gli errori in fase di elaborazione degli adempimenti fiscali e calcolo delle imposte?

L’azienda cliente che non dovrà più spostarsi per consegnare i documenti sarebbe più felice?

A queste ed altre domande lo Studio Professionale può rispondere con l’aumento della tecnologia presente negli strumenti che utilizza.

Collegamento tra Studio e Azienda per la trasmissione dei documenti

Collegamento tra Studio e Azienda per la trasmissione dei documenti

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